El trabajo de SEO parece que ocurre en el navegador. Investigación de palabras clave, auditorías técnicas, análisis de enlaces e informes, todo disponible en pestañas. Pero detrás de cada una de esas pestañas hay una pila de portátiles, licencias, cuentas e integraciones que alguien tiene que seguir ejecutando. Cuando esa pila está desordenada, el equipo de SEO lo siente primero.
Rastreos lentos, inicios de sesión perdidos, una herramienta de auditoría que expiró silenciosamente la semana pasada: estos son problemas de activos de TI que se manifiestan como problemas de marketing. Es por eso que la gestión de activos de TI (ITAM) merece un lugar en cualquier conversación sobre productividad SEO.
Este artículo explica qué es ITAM, dónde ayuda más a los equipos de SEO y cómo empezar sin crear un proceso enorme.
Qué significa realmente la gestión de activos de TI
La gestión de activos de TI es la práctica de rastrear el hardware, el software y los servicios digitales que posee su organización, desde la compra hasta el retiro. Una buena configuración de ITAM responde a algunas preguntas sencillas en cualquier momento:
- ¿Qué poseemos?
- ¿Quién lo está usando?
- ¿Está funcionando, tiene licencia y está actualizado?
- ¿Cuándo es necesario renovarlo, reemplazarlo o quitarlo?
Para un equipo de SEO, los “activos” van más allá de las computadoras portátiles y los monitores. Incluyen suscripciones a rastreadores de clasificación,rastreadores y vínculo de retrocesobases de datos. Incluyen cuentas compartidas, claves API, extensiones de navegador, almacenamiento en la nube y paneles de informes. Cada artículo cuesta dinero, necesita un responsable y puede fallar en un mal momento.
Existen plataformas como BlueTally para mantener esta información en un solo lugar, de modo que los equipos dejen de depender de hojas de cálculo dispersas y de los recuerdos de las personas.
Por qué los equipos de SEO están especialmente expuestos al caos de activos?
Los equipos de SEO tienden a funcionar con un conjunto de herramientas amplio y que cambia rápidamente. Un equipo típico podría utilizar un rastreador de sitios, una plataforma de palabras clave, un índice de vínculos de retroceso, un rastreador de clasificación, una herramienta de optimización de contenido, un conjunto de análisis y varios complementos de navegador.
Las nuevas herramientas se prueban en una prueba gratuita y luego se convierten silenciosamente en suscripciones pagas. Los contratistas y autónomos van y vienen, teniendo acceso con ellos.
Esa flexibilidad es buena para la experimentación, pero crea algunos problemas predecibles:
- Gasto duplicado.Dos personas compran la misma herramienta con tarjetas diferentes.
- Renovaciones olvidadas.Una suscripción clave caduca justo antes de que venza el informe del cliente.
- Acceso huérfano.Un antiguo contratista todavía tiene acceso a sus análisis.
- Estado de hardware desconocido.Una computadora portátil es demasiado vieja para realizar un rastreo extenso, pero nadie la ha señalado.
Ninguno de estos es dramático por sí solo. Juntos comen horas cada mes, y esas horas provienen directamente del trabajo productivo de SEO.
Cinco formas en que ITAM mejora la productividad de SEO
1. Menos interrupciones por herramientas rotas o faltantes
Todo profesional de SEO conoce la sensación de abrir una herramienta y encontrarla bloqueada, caducada o desconectada. Luego, alguien tiene que buscar quién es el propietario de la cuenta, quién tiene las credenciales y quién puede aprobar la renovación.
Con registros de activos claros, las respuestas ya están escritas. Cada herramienta tiene un propietario, una fecha de renovación y una lista de usuarios. Cuando se acerca una renovación, la persona adecuada recibe un recordatorio con mucha antelación. Eso convierte una emergencia a mitad del proyecto en una tarea de rutina.
2. Mejor hardware para cargas de trabajo pesadas
Las auditorías de sitios grandes son exigentes. Rastrear cientos de miles de URL, procesar archivos de registro o trabajar con grandes hojas de cálculo puede llevar una computadora portátil obsoleta al límite. Cuando un dispositivo es lento, el trabajo es lento y la persona que espera es un especialista cualificado cuyo tiempo cuesta.
El seguimiento del hardware muestra la antigüedad, las especificaciones y el estado de la garantía de cada dispositivo. Esto facilita detectar qué máquinas deben reemplazarse y planificar actualizaciones antes de que el rendimiento se convierta en un cuello de botella. También ayuda a la hora de incorporar a un nuevo miembro del equipo: sabes lo que está disponible y puedes entregar rápidamente un dispositivo listo para usar.
3. Incorporación más rápida y baja más limpia
Un nuevo empleado de SEO debería ser productivo en días, no en semanas. Eso es difícil de lograr si configurar el acceso significa enviar mensajes a cinco personas diferentes y esperar respuestas.
ITAM le brinda una lista de verificación repetible.
- ¿Qué herramientas necesita un estratega de contenidos?
- ¿Qué necesita un SEO técnico?
- ¿Qué portátil y accesorios van con cada función?
Siguiendo estructuradoPasos de configuración de TI del primer díaayuda a garantizar que los nuevos empleados tengan el equipo, las cuentas y el acceso al software necesarios desde el principio. Cuando se define la lista, el aprovisionamiento se vuelve rápido y consiste
La desvinculación es igualmente importante. Cuando alguien se va o finaliza un contrato, puede ver exactamente qué dispositivos recopilar y qué licencias reasignar o cancelar. Eso protege tus datos y evita que pagues por asientos que nadie usa.
4. Gasto en software más inteligente
Las herramientas de SEO no son baratas y los costos aumentan rápidamente cuando las licencias son por puesto. Sin visibilidad, los equipos a menudo pagan por más puestos de los que necesitan o mantienen herramientas que se superponen en funciones.
Un inventario de activos adecuado le permite comparar lo que paga con lo que la gente realmente usa. Es posible que descubras que dos plataformas cubren el mismo terreno o que la mitad de los asientos de un plan premium están inactivos. Reducir ese desperdicio libera presupuesto para las cosas que mueven las clasificaciones: contenido, relaciones públicas digitales, correcciones técnicas y mejores datos.
5. Datos e informes confiables
Los informes de SEO dependen de los sistemas conectados. Los análisis, los datos de la consola de búsqueda, los paneles y las exportaciones automatizadas dependen de que las cuentas y las integraciones se mantengan activas. Si una conexión se interrumpe porque el propietario de una cuenta se fue, los informes quedan en blanco y la confianza en los datos disminuye.
Cuando las integraciones y cuentas se documentan como activos, con un propietario designado y un propósito claro, es mucho menos probable que desaparezcan desapercibidas. Los informes se mantienen estables y el equipo dedica su tiempo a analizar los resultados en lugar de reparar las tuberías.
La seguridad también es una cuestión de productividad
Es fácil pensar en la seguridad como un tema aparte, pero afecta directamente la cantidad de trabajo que se realiza. Una cuenta comprometida, una computadora portátil perdida o un dispositivo sin parches pueden congelar el trabajo durante días.
Los equipos de SEO manejan material confidencial: datos de clientes, acceso a análisis, inicios de sesión de CMS y, a veces, credenciales de alojamiento. Saber qué dispositivos tienen ese acceso y mantenerlos actualizados y contabilizados reduce las probabilidades de que se produzca un incidente grave. Cuando algo sale mal, un registro de activos actual le indica qué se vio afectado y cómo responder rápidamente.
Cómo empezar sin complicarlo demasiado
No necesitas un gran proyecto para obtener valor del ITAM. Un camino de partida práctico es el siguiente:
- Enumere lo que tiene.Comience con hardware y software pago. Registre el artículo, propietario, fecha de compra y fecha de renovación.
- Asigna un dueño a todo.Cada activo debe tener una persona claramente responsable, incluso si lo utilizan muchas personas.
- Añade recordatorios de renovación.Pon fechas en el calendario o en tu herramienta de activos para que nada caiga por sorpresa.
- Definir kits basados en roles.Decida qué necesita un nuevo empleado en cada función de SEO y documentelo.
- Revisión trimestral.Cada pocos meses, verifique si hay licencias no utilizadas, dispositivos obsoletos y cuentas que deban eliminarse.
Empezar poco a poco está bien. Un inventario simple y preciso supera a un sistema elaborado que nadie actualiza. Una vez que se haya establecido el hábito, puede agregar más detalles, como seguimiento de costos, datos de garantía e informes de uso.
Elegir la herramienta adecuada
Una hoja de cálculo compartida funciona para un equipo muy pequeño, pero tiende a descomponerse a medida que crece la lista de herramientas y dispositivos. Busque un software de gestión de activos que sea fácil de usar para personas sin conocimientos técnicos, ya que el personal de SEO y marketing debe poder comprobar y actualizar los registros sin formación. Las características útiles incluyen:
- Borrar registros de hardware, software y licencias
- Alertas de renovación y garantía
- Seguimiento de tareas, para que sepas quién tiene qué
- Informes sencillos sobre costes y utilización
- La capacidad de crecer como lo hace tu equipo.
La mejor herramienta es la que realmente utilizará su equipo. Si actualizarlo parece una tarea ardua, los registros se vuelven obsoletos y los registros obsoletos son casi tan malos como ninguno.
Uniéndolos
La productividad SEO a menudo se analiza en términos de estrategia,contenidos y enlaces. Eso importa, pero todos dependen de una base funcional: dispositivos que funcionen, herramientas que permanezcan activas, cuentas seguras y presupuestos que se gasten sabiamente.
La gestión de activos de TI respalda esa base. Reduce los pequeños retrasos que se acumulan, ofrece a los nuevos empleados un comienzo sin problemas, mantiene los gastos bajo control y protege los datos de los que dependen sus informes.
Para un equipo cuyo valor proviene del trabajo enfocado y calificado, eliminar la fricción es una de las mejoras más efectivas que puede realizar.
