Il lavoro SEO sembra avvenire nel browser. Ricerca di parole chiave, audit tecnici, analisi dei collegamenti e reporting sono tutti disponibili in schede. Ma dietro ognuna di queste schede si trova una pila di laptop, licenze, account e integrazioni che qualcuno deve continuare a gestire. Quando lo stack è disordinato, il team SEO lo sente per primo.
Scansioni lente, accessi persi, uno strumento di controllo scaduto silenziosamente la settimana scorsa: questi sono problemi relativi alle risorse IT che si presentano come problemi di marketing. Ecco perché la gestione delle risorse IT (ITAM) merita un posto in ogni conversazione sulla produttività SEO.
Questo articolo spiega cos'è ITAM, dove aiuta maggiormente i team SEO e come iniziare senza creare un processo enorme.
Cosa significa realmente la gestione delle risorse IT
La gestione delle risorse IT è la pratica di tenere traccia dell'hardware, del software e dei servizi digitali di proprietà della tua organizzazione, dall'acquisto al ritiro. Una buona configurazione ITAM risponde ad alcune semplici domande in qualsiasi momento:
- Cosa possediamo?
- Chi lo sta usando?
- Funziona, è concesso in licenza e aggiornato?
- Quando è necessario rinnovarlo, sostituirlo o rimuoverlo?
Per un team SEO, le “risorse” vanno oltre laptop e monitor. Includono abbonamenti a tracker di posizionamento,crawler e backlinkdatabase. Includono account condivisi, chiavi API, estensioni del browser, archiviazione nel cloud e dashboard di reporting. Ogni articolo costa denaro, necessita di una persona responsabile e può fallire in un brutto momento.
Esistono piattaforme come BlueTally per conservare queste informazioni in un unico posto, quindi i team smettono di fare affidamento su fogli di calcolo sparsi e sui ricordi delle persone.
Perché i team SEO sono particolarmente esposti al caos delle risorse?
I team SEO tendono a lavorare su un set di strumenti ampio e in rapida evoluzione. Un team tipico potrebbe utilizzare un crawler del sito, una piattaforma di parole chiave, un indice di backlink, un tracker di posizionamento, uno strumento di ottimizzazione dei contenuti, una suite di analisi e diversi plug-in del browser.
I nuovi strumenti vengono provati durante una prova gratuita, quindi si trasformano silenziosamente in abbonamenti a pagamento. Appaltatori e liberi professionisti vanno e vengono, accedendo con loro.
Questa flessibilità è positiva per la sperimentazione, ma crea alcuni problemi prevedibili:
- Spesa duplicata.Due persone acquistano lo stesso strumento su carte diverse.
- Rinnovi dimenticati.Un abbonamento chiave scade subito prima della scadenza del rapporto cliente.
- Accesso orfano.Un ex appaltatore ha ancora accesso ai tuoi dati analitici.
- Stato dell'hardware sconosciuto.Un laptop è troppo vecchio per eseguire una scansione estesa, ma nessuno lo ha segnalato.
Nessuno di questi è drammatico di per sé. Insieme mangiano ore ogni mese e quelle ore provengono direttamente dal lavoro SEO produttivo.
Cinque modi in cui ITAM migliora la produttività SEO
1. Meno interruzioni dovute a strumenti rotti o mancanti
Ogni professionista SEO conosce la sensazione di aprire uno strumento e trovarlo bloccato, scaduto o disconnesso. Qualcuno poi deve scovare chi possiede il conto, chi ha le credenziali e chi può approvare il rinnovo.
Con una documentazione chiara delle risorse, le risposte sono già scritte. Ogni strumento ha un proprietario, una data di rinnovo e un elenco di utenti. Quando si avvicina un rinnovo, la persona giusta riceve un promemoria con largo anticipo. Ciò trasforma un’emergenza a metà progetto in un compito di routine.
2. Hardware migliore per carichi di lavoro pesanti
Gli audit su grandi siti sono impegnativi. La scansione di centinaia di migliaia di URL, l'elaborazione di file di registro o l'utilizzo di fogli di calcolo di grandi dimensioni possono spingere un laptop obsoleto al limite. Quando un dispositivo è lento, il lavoro è lento e la persona in attesa è uno specialista esperto il cui tempo è costoso.
Il monitoraggio dell'hardware mostra l'età, le specifiche e lo stato della garanzia di ogni dispositivo. Ciò semplifica l'individuazione delle macchine da sostituire e la pianificazione degli aggiornamenti prima che le prestazioni diventino un collo di bottiglia. Aiuta anche quando si inserisce un nuovo membro nel team: sai cosa è disponibile e puoi consegnare rapidamente un dispositivo pronto per l'uso.
3. Onboarding più rapido e offboarding più pulito
Un nuovo assunto SEO dovrebbe essere produttivo in pochi giorni, non in settimane. Ciò è difficile da ottenere se impostare l’accesso significa inviare messaggi a cinque persone diverse e attendere risposte.
ITAM ti fornisce una lista di controllo ripetibile.
- Di quali strumenti ha bisogno un content strategist?
- Di cosa ha bisogno un SEO tecnico?
- Quali laptop e accessori sono adatti a ciascun ruolo?
Di seguito strutturatoPassaggi di configurazione IT del primo giornoaiuta a garantire che i nuovi dipendenti dispongano fin dall'inizio delle attrezzature, degli account e dell'accesso al software necessari. Una volta definita la lista, il provisioning diventa veloce e consiste
L’offboarding conta altrettanto. Quando qualcuno se ne va o un contratto scade, puoi vedere esattamente quali dispositivi ritirare e quali licenze riassegnare o annullare. Ciò protegge i tuoi dati e ti impedisce di pagare per posti che nessuno utilizza.
4. Spesa software più intelligente
Gli strumenti SEO non sono economici e i costi aumentano rapidamente quando le licenze sono per postazione. Senza visibilità, i team spesso pagano per più posti di quelli di cui hanno bisogno o mantengono strumenti che si sovrappongono nella funzione.
Un adeguato inventario delle risorse ti consente di confrontare ciò per cui paghi con ciò che le persone effettivamente utilizzano. Potresti scoprire che due piattaforme coprono lo stesso terreno o che metà dei posti su un piano premium sono liberi. Tagliare questi sprechi libera il budget per le cose che muovono le classifiche: contenuti, PR digitali, soluzioni tecniche e dati migliori.
5. Dati e reporting affidabili
Il reporting SEO dipende dai sistemi connessi. Analisi, dati della console di ricerca, dashboard ed esportazioni automatizzate si basano tutti sul fatto che gli account e le integrazioni rimangano attivi. Se una connessione si interrompe perché il proprietario di un account se n'è andato, i report diventano vuoti e la fiducia nei dati diminuisce.
Quando le integrazioni e gli account sono documentati come risorse, con un proprietario nominato e uno scopo chiaro, è molto meno probabile che scompaiano inosservati. Il reporting rimane stabile e il team dedica il proprio tempo ad analizzare i risultati invece di riparare le pipeline.
La sicurezza è anche un problema di produttività
È facile pensare alla sicurezza come a un argomento separato, ma influisce direttamente sulla quantità di lavoro svolto. Un account compromesso, un laptop smarrito o un dispositivo senza patch possono bloccare il lavoro per giorni.
I team SEO gestiscono materiale sensibile: dati dei clienti, accesso ad analisi, accessi CMS e talvolta credenziali di hosting. Sapere quali dispositivi detengono tale accesso e mantenerli aggiornati e contabilizzati riduce le probabilità di un incidente grave. Quando qualcosa va storto, un record delle risorse attuali ti dice cosa è stato interessato e come rispondere rapidamente.
Come iniziare senza complicarlo eccessivamente
Non è necessario un progetto di grandi dimensioni per ottenere valore da ITAM. Un percorso pratico di partenza è simile al seguente:
- Elenca ciò che hai.Inizia con hardware e software a pagamento. Registra l'articolo, il proprietario, la data di acquisto e la data di rinnovo.
- Assegna un proprietario a tutto.Ogni risorsa dovrebbe avere una persona chiaramente responsabile, anche se molte persone la utilizzano.
- Aggiungi promemoria per il rinnovo.Inserisci le date sul calendario o nello strumento delle risorse in modo che nulla rimanga di sorpresa.
- Definire kit basati sui ruoli.Decidi di cosa ha bisogno un nuovo assunto in ciascun ruolo SEO e documentalo.
- Revisione trimestrale.Ogni pochi mesi, controlla le licenze inutilizzate, i dispositivi obsoleti e gli account che dovrebbero essere rimossi.
Iniziare in piccolo va bene. Un inventario semplice e accurato batte un sistema elaborato che nessuno aggiorna. Una volta acquisita l'abitudine, puoi aggiungere ulteriori dettagli, come il monitoraggio dei costi, i dati sulla garanzia e i report sull'utilizzo.
Scegliere lo strumento giusto
Un foglio di calcolo condiviso funziona per un team molto piccolo, ma tende a rompersi man mano che l'elenco di strumenti e dispositivi cresce. Cerca un software di gestione delle risorse che sia facile da usare anche per le persone non tecniche, poiché il personale SEO e di marketing deve essere in grado di controllare e aggiornare i record senza formazione. Le funzionalità utili includono:
- Cancellare i record per hardware, software e licenze
- Avvisi di rinnovo e garanzia
- Monitoraggio dei compiti, così sai chi ha cosa
- Reporting semplice su costi e utilizzo
- La capacità di crescere insieme al tuo team
Lo strumento migliore è quello che verrà effettivamente utilizzato dal tuo team. Se l'aggiornamento sembra un compito ingrato, i record diventano obsoleti e i record obsoleti sono quasi altrettanto dannosi.
Mettere insieme
La produttività SEO è spesso discussa in termini di strategia,contenuti e link. Questi sono importanti, ma dipendono tutti da fondamenta funzionanti: dispositivi che funzionano, strumenti che rimangono attivi, account sicuri e budget spesi saggiamente.
La gestione delle risorse IT supporta tale base. Riduce i piccoli ritardi che si accumulano, garantisce ai nuovi assunti un inizio agevole, tiene sotto controllo le spese e protegge i dati da cui dipende il reporting.
Per un team il cui valore deriva da un lavoro mirato e qualificato, eliminare gli attriti è uno dei miglioramenti più efficaci che si possano apportare.
